Avainsana-arkisto: tiedottaminen

Savolainen tiedotusneuvo

Viestintä on prosessi ja ihmisten keskinäistä lutvimista. Tämä taas tuli tänään mieleen, kun minulta kysyttiin vinkkiä siihen, että mikä olisi paras päivä lähettää paikallismedioille tiedote ensi tiistain tapahtumasta, kun nyt on torstain ja perjantain välinen yö. Vastasin:

Tänään aamupäivällä on ihan hyvä päivä lähettää tiedote, ehtivät vilkaisemaan sen ennen viikonloppua ja on muutama päivä aikaa reagoida ja pohtia, että tehtäiskös tästä juttu ja että ehtiskös joku meistä tuonne (tosiaan kannattaa olla tarkkana, ettei laita vain otsikkoa TIEDOTE vaan ihan TIEDOTE: ja pääuutinen yhdellä lauseella sitten heti otsikossa – jotkut toimittajat pistää deleteä sellaisille viesteille, joissa lukee vain tiedote).

Perjantai-iltapäivä on usein sanottu huonoimmaksi viikon hetkeksi tiedotteelle, lisäksi maanantaiaamupäivä kun sähköposti on täynnä viikonloppuna tullutta viestiä. Lisäksi ei saisi pistää tiedotetta liian aikaisin kun unohtuu tai liian myöhään, ettei ehdi reagoida. Mutta käytännössä nykyisinhän esim. ksml on 24/h ja joku on koko ajan töissä + se on niin media- ja tilannekohtaista, ettei nyrkkisääntöjä oikein ole. Se on viime kädessä sattuman kauppaa, millainen uutistarjonta on, että tarttuvatko vai eivät, kun lähettää sen niin on paras mahdollisuus mennä läpi. 😀

Tiedotteen laatimisesta osa 2: Toimittajien paheellisuudesta

Eikä mennyt kauaa kun jo piti kirjoittaa tarkentava blogaus. Edellinen postaukseni siis käsitteli Tiedotteen laatimista.

Ja tässä se tarkennus lyhyesti: toimitusten käytännöt eivät noudata journalistiikan ideaalia.

Ja sitten vähän pitemmälti. Eli keskustelu lähti liikkeelle huomiosta, että oppimateriaalissa sanotaan tiedotteen ominaisuuksiin kuuluvan, että se on hyvin lyhyt ja kattaa lähinnä sen hiotun, asiallisen uutiskärjen ja vähän päälle. Ja kuitenkin on esimerkiksi http://deski.fi ssä valmiita, pitkiä artikkeleita, jotka vielä menevät ihan hyvin läpi lehtiin sellaisinaankin. Missä vika?

No, se perinteinen tiedotteen tehtävä on ollut tarjota lyhyesti uutinen, tieto toimittajille, jotta he voisivat sen pohjalta tehdä jutun. Eli ideaali on, että toimittajat tekevät itse juttunsa, haastatellen ja kirjoittaen, ilman että suoraan laittavat yritysten tai viranomaisten kynästä tullutta tekstiä lehtiensä sivuille. Jotta olisi sellaista objektiivisuutta siinä. Mutta kun toimittajilla ei tänä sähköisenä aikakautena enää ole tähän aikaa, laatii moni suoraan tiedotteesta valmiin lehtijutun. Tällöin he tarvitsevat materiaalia, jota voi copy/pastettaa. Tällaiseen tyyliin on monet tiedotteet tehty esim. http://deski.fi/ -sivustolla. Ja ihan hyviä juttuja siellä onkin. Mutta mielestäni se ”oikeaoppinen” tyyli on tämä: itse tiedote on hyvin lyhyt, asiauutinen, ja siihen loppuun voi sitten laittaa linkin lisämateriaaliin, jossa voi olla vaikka valmis artikkeli toimitusten vapaaseen käyttöön. Ja mielellään paljon kaikkea muuta sälää.

Näin ne toimittajat, jotka pakosta joutuvat työssään copy/pastettamaan, voivat niin tehdä (joissakin toimituksissa, kuten ilmeisesti esim. Mashablessa, on toimittajilla jopa kuuden jutun päiväkiintiö), ja ne, jotka kykenevät tekemään juttunsa itse, voivat niin helpommin tehdä.

Siitä, juuri miten paljon toimitukset leikkaa/liimaavat paljastuu esimerkiksi tästä mainiosta Viestinnän tutkimuskeskus CRC:n tutkimuksesta Leikkaa–liimaa-journalismia? Lisäksi ilmiön paheksuttavuuteen pohjautuu käsite churnalismi ja esimerkiksi http://churnalism.com/ on työkalu, johon voi pistää englanninkielisiä uutisia copy/pastella ja katsoa, miten yksi yhteen ne ovat tiedotteisiin (ja toisin päin).

Väitän, että viestinnän ammattilaisten eettinen, yhteiskunnallinen velvollisuus, on auttaa toimittajia toteuttamaan heidän arvokasta, journalistista tehtäväänsä. Eli vaikka journalismin kriisi mahdollistaakin juttujen saamisen lähes sellaisenaan lehteen, niin tätä mahdollisuutta ei saisi hyväksikäyttää!

Tiedotteen laatimisesta

Kuten varmasti tiedätte, niin luvussa Tiedote, uutinen on ohjeita tiedotteen kirjoittamisesta. Mutta tässä vielä muutama harjoitustöissä jatkuvasti esiin noussut pointti:

  • Tärkeintä on kunnon kärki

(Lehdistö)Tiedotteessa keskeisintä on uutiskärki. Siitä on heti avauduttava perusasiat, se on uutissähke.

  1. Otsikossa yleensä mainittaan organisaation nimi sekä
  2. uutinen: mikä on uusi, mullistava tieto/muutos, josta on joku seuraus lehden lukijalle

Yleensä näiden kahden yhteispeli toimii hienosti näin: 1) ensin otsikoksi sekä se uutinen muutamalla sanalla, jota seuraa 2) parin rivin lihavoitu ingressi, jossa selitetään se lukijalle relevantti muutos/seuraus lyhyesti.

Kärkeen ei kuulu johdantoa. Jos johdannon haluaa, niin pistät sen kärjen perään tai mieluummin ihan loppuun! Oikeasti, se tiedotteen rakenne on nurinkurinen kolmio, kaikki epäoleellisempi loppuun.

Tiedotteen rakenne. Huom. kärki on 1 - 2 lausetta pitkä.

Tiedotteen rakenne. Huom. kärki on 1 – 2 lausetta pitkä.

Tiedotteen pitäisi olla mahdollisimman lyhyt ja naseva. Siksi sanomalehtikielessä, ja erityisesti tiedotteista ja uutissähkeistä, karsitaan pois turhat johdannot ja esimerkiksi ”myös”-tyyliset sanat ja -kin -kaan -kään päätteet.

Lehdistötiedotteissa ei saa olla mitään mainosmaista. Tästä syystä kaikki kuvailevat ilmaisut pitää poistaa – tai pistää jonkun suuhun. Esimerkiksi kasvuyritys on ylimääräinen, kuvaileva ilmaus. Mutta mukaan voi laittaa sitaatin, jossa vaikka toimitusjohtajan suulla puhutaan kasvuyrityksestä.

Kannattaa miettiä, miksi toimittaja julkaisisi tästä tiedotteesta uutisen? Miksi se on uutinen? Tiedotteen voi liittää suurempaan kontekstiin – esimerkiksi jos löytyy tuoreita kannanottoja etujärjestöiltä, tutkimuksia tai muita ajankohtaisia asioita, joihin viitata. Lisäksi aiheesta voi tehdä isomman artikkelin ja laittaa tiedotteen perään linkin tähän laajempaan artikkeliin, jota toimittajat voivat vapaasti käyttää.
Yrityksen tiedot aina loppuun omana kappaleenaan, kursivoituna. Eli lyhyesti yrityksen taustatiedot siihen. Laita mukaan myös muut lisukkeet, Letterhead, lisätietojen antajan yhteystiedot, mahdolliset ylimääräiset linkit yms.
terveisin,
Aleksi Koski