Ei tuhota niitä siiloja!

Erilaisten siilojen hedelmiä hyllylläni.

On hienoa, että nykyisin puhutaan paljon organisaatioiden siiloista. Mutta vähemmän hienoa on, että tällöin yleensä on kyse niiden romuttamisesta.

Tiivistettynä:

  • Siilot ovat seurausta vuosikausien työstä: koulutuksesta, työelämästä, vuorovaikutuksesta, opinahjojen ja koulukuntien muotoutumisesta, yhteisistä kokemuksista.
  • Siiloja syntyy sinne, missä on koordinoitua, erikoistunutta, inhimillistä toimintaa.
  • Siilot eivät katoa noin vain organisaatioiden rakenteista, mutta vielä hankalammin ihmisten mielistä!
  • Jos siiloja ”räjäytetään” ja yksiköitä yhdistetään, voi helposti käydä niin, että yksi siilo vain valtaa muut.

Käsitän, että siilot ovat toimintaa ohjaavia, yhteisöllisesti rakennettuja kulttuurirakennelmia. Nämä koostuvat ihmisten keskinäisestä viestinnästä, ihmissuhdeverkostorakenteesta ja jäsentensä tietämyksen laadusta. Tietysti osansa siilorakenteessa on opitulla tavalla, joka on ajan saatossa fossiloitunut rutiineiksi ja uskomuksiksi organisaatioon. Mutta iso rooli tässä on koulutuksella: moni eri organisaatio on siiloutunut siitä syystä, että sen jäsenet eri yksiköissä jakavat saman vuosikausien mittaisen erityiskoulutustaustan. Voisi melkein sanoa, että koulutuksen tarkoituksena on luoda ihmiselle siilo-osaamista omasta tötteröstään. Tietyillä aloilla, joilla vallitsee esimerkiksi vahvat standardit, vahvat siilot luovat varmuutta ja osaamista, esimerkiksi vaikkapa luonnontieteissä tai erityisalojen insinöörien kohdalla.

Mitä seuraa, jos siilot romutetaan pois? Yhdistetään organisaatioita ja yksiköitä, sekoitetaan ihmisiä. Kaaos siitä seuraa. Ihmiset toimivat siten, että he pyrkivät hallitsemaan ympäristöään luomalla siihen rakenteita. Että ympäristö olisi hallinnassa ja ymmärrettävissä. Jos rakenteita ei ole, niin rakenteet luodaan.

Joskus tarvitaan vanhojen luutuneiden rakenteiden tuhoamista ja siirtymistä uuteen kaaoksen kautta. Tästä antaa Snowden lyhyen esimerkin artikkelissaan (lähde lopussa, Figure 5). Mutta tässäkin tapauksessa kaaos on välivaihe uuden, toimivamman rakenteen löytämiseksi. Joka tapauksessa iso organisaatiomuutos on aina pitkä, työläs prosessi, joka kuluttaa työntekijöitä ja maksaa paljon rahaa.

Mikäli uusi, ajattelua ja toimintaa ohjaava rakenne ei ole tähtäimessä, voivat siilonpoistotoimenpiteet olla hyvin tarkoituksenvastaisia: keskustelin pari vuotta takaperin viestinnän seminaarissa ja kuulin eräästä ulkomaalaisesta yrityksestä, jossa siilojentuhoamisjattelun vuoksi päätettiin yhdistää markkinointi, sisäiset viestintäyksiköt ja suhdetoimintayksiköt yhdeksi viestintäyksiköksi yhteispelin parantamiseksi. Jokainen näistä viestinnän siiloista kattaa oman väkensä omanlaisilla koulutuksen luomilla maailmankatsomuksilla. Mitä tapahtui? Suhdetoiminnan johtaja sai uudessa organisaatiokokonaisuudessa ylivallan ja rinnakkaisten siilojen sijaan uusi järjestys oli suhdetoiminnan siilon ylivalta. Vanhojen rakenteiden purkaminen johti siis sisäiseen valtapeliin ja yhden siilon voittoon. Siilothan ovat luonteeltaan sosiaalista tietoa, ne eivät katoa mihinkään vain julistamalla, että nyt näitä yksiköitä ei enää ole ja nyt olemme kaikki vain tämä yksi yksikkö. Vaikka vanhat organisaatiorakenteet poistettaisiin nimellisesti ja tilalle tehtäisiin uudet, niin ihmiset toimivat vanhojen pohjalta. Uusi toimintatapa on opittava ensin, ja oppiminen on hidasta.

Joskus siilojen tuhoaminen voi olla hyvä juttu. Mutta väittäisin, että yleensä ei. Yleisesti ottaen en oikein välitä nyrkkisäännöistä – jokainen organisaatio, jopa samalla alalla toimiva ja saman kokoinen organisaatio on ainutlaatuinen kokonaisuus. Se sijaitsee omassa ympäristössään, omankaltaisilla ihmisillä, omanlaisilla suhteillaan. Jokainen organisaatio kaipaisi sille räätälöityjä otteita organisaatiosuunnitteluun. Joskus voi olla niinkin, että organisaation sisällä on niin voimakas ja monimutkainen valtapelisotku, että siilojen purkamista pitäisi tehdä tästä syystä. Vaan siinä helposti voi käydä kuten viestintäyksikköesimerkissäni. Kaikkialla missä ihmiset tekevät yhdessä töitä, on poliittisia valtapelejä.

Mutta yleisesti ottaen kannustaisin keskustelevuuden lisäämiseen siilojen välille, en niiden tuhoamiseen. Esimerkiksi yksi nyt yleistyvä, hieno keino keskustelun ja yhteistyön lisäämiseen siilojen rajojen yli isommissa hankkeissa on tehdä nopeasti Proof of Concept ja käydä keskustelua siitä. Mikä toimii, mikä ei, miksei? Integroitu viestintä lähtee käsityksestä, että viestinnän tehtävänä on toimia ”boundary spanner”ina organisaation eri osien välillä ja auttaa siiloutunutta väkeä yhteispeliin kohti organisaation tavoitteita. Siilojen rajoja silloilla yhdistäen, ei rajoja tuhoten.

Artikkelilähde:

(Tämä teksti on muokattu versio vanhasta tekstistä, jonka julkaisin aiemmassa blogissani. Aihe tuli taas esiin keskusteluissa viime viikolla, joten päätin palata aiheeseen.)

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s